僕は業務委託店長という働き方をしています。会社に雇われているのではなく、個人事業主として店の運営を請け負う形です。
自分は雇われていないのに、人を雇う側でもある。アルバイトを含めて20人ほどが働く店で、勤怠と給与を見ています。
打刻はソフトで、集計したものを給与計算に流す。そこはもう仕組みで回っています。
ただ、ふと気になりました。
2人か3人でやっている個人店は、どうしているんだろう。
タイムカードが置いてある店もあれば、何も見当たらない店もある。あれで問題ないのか、それとも本当は必要なのか。気になったので調べました。
家族だけなら法律の外。ただし経営としては別の話
まず分かったこと。同居の親族だけでやっている店には、労働基準法が適用されません。（労働基準法116条2項）
夫婦だけ、親子だけの店は、労働時間を記録する義務そのものがない。ただし他人を1人でも雇った時点で、店全体が適用対象になります。ランチだけ入ってもらうパートさんが1人いれば、それでもう対象です。
ここで思ったのは、法律で要らないことと、経営で要らないことは別だということ。
家族でやっている店ほど、給料があいまいになりがちだと思います。生活費と店のお金が混ざって、誰がどれだけ働いて、いくら受け取ったのかが見えなくなる。
でも家族の分もちゃんと給料として計算して、それを払ったうえで利益が出る形になっていないと、店は続きません。人件費を正しく乗せた状態で黒字かどうか。 そこが見えていない店は、儲かっているつもりで、実は自分の時間を削って埋めているだけということが起きます。
労働時間を記録するのは、法律のためだけじゃない。自分の店が本当に成り立っているかを確かめるためでもあると思っています。
他人を1人でも雇えば、記録は義務になる
他人を雇っている店には、人数に関係なく労働時間を記録する義務があります。労働安全衛生法と労働基準法で決まっていて、人数の下限はありません。アルバイトが1人でも対象です。
ただ、ここが誤解されやすいところでした。
義務なのは客観的な方法による記録であって、打刻機ではありません。厚生労働省令の書き方にも「その他の適切な方法」という逃げ道がちゃんと入っています。
手書きの出勤簿でも成立します。 紙のままで問題ない。
わざわざシステムを入れて運用を変えなくても、少ない人数なら手計算で間に合うからです。個人店が紙のままなのは、たぶんそれだけの話でした。
複数人を雇っているなら、ここだけは気をつけたい
人数が増えてくると、紙のまま乗り切るのが少しずつ難しくなります。特にこの3つ。
① 時間を丸めない
労働時間は1分単位が原則です。「17時52分だけど17時45分にしておく」を毎日やるのは違法。切り捨てが認められるのは、月単位で計算するときの例外だけです。
② 深夜割増を取りこぼさない
22時から5時までは25%増。時間外と重なれば50%増、法定休日なら35%増になります。夜営業の店は毎日発生するので、ここが一番ずれやすいところ。
③ 有給は年5日、管理簿も要る
年10日以上の有給が付与される人には、年5日を取得させる義務があります。アルバイトやパートも対象で、週4日勤務で勤続3年6か月を超えると該当します。年次有給休暇管理簿の作成と保存も必要です。
あとは記録として残しておくことが基本のルールです。保存期間は当分の間3年とされています。紙でもパソコンでも構いません。残っていることが大事。
僕は無料のタイムカードとパソコンで管理しています
僕の店では人数が多いので、この管理がどうしても必要でした。なのでシステムを入れています。
といっても、有料のものではありません。BS勤務という無料のソフトを探してきて入れました。パソコンにインストールすれば、それがそのまま打刻機になります。記録もパソコンの中に貯まっていきます。
有料のクラウド勤怠も試算はしました。20人だと年7万円ほど。決して高すぎる金額ではないのですが、無料のソフトとパソコンで足りているので入れていません。
これは言っておきたいのですが、タイムカードはパソコンで作れます。
店でパソコンを使っているなら、こちらでの管理はおすすめです。紙のタイムカードを買って、月末に電卓を叩く必要はありません。
そして使い始めると分かるのですが、パソコンでできることは他にもたくさんあります。 シフト表、売上の集計、発注のメモ。タイムカードの管理は、その入口のひとつくらいに考えるといいと思います。
AIを使うと、もう一歩進みます
ここからはAIの出番です。
うちの場合、打刻ソフトのデータを給与計算のソフトに流し込む部分を、AIに手伝ってもらって自作しました。以前は一人ずつ集計した時間と日数を手で入力していたのが、今は月に1時間ほどで終わります。
減ったのは時間だけではありません。細かい手作業が無くなったことのほうが大きい。 一人ずつ画面を切り替えて数字を写していく、あの作業がまるごと消えました。
プログラムが書けないと無理だと思われるかもしれませんが、僕も書けません。やりたいことを日本語で説明して、出てきたものを動かして、違っていたら直してもらう。その繰り返しです。
打刻漏れの人を自動で洗い出す、Excelの集計式を作ってもらう。そのくらいなら今日からできます。パソコンで管理していれば、データが手元にあるのでAIに渡せる。 紙のままだと、ここから先には進めません。
ただし、線は引いています。勤怠は自分で自動化していい。でも給与計算だけは自作しません。
打刻は「時刻を記録する」だけなので、10年経っても仕様が変わりません。給与計算は毎年変わります。保険料率も、控除も、年末調整の書式も。間違えれば未払い賃金になる。ここは素直にソフトを買う場所だと思っています。
会計まわりのソフトをどう選んだかは別の記事に書きました。自分で持つ部分と、人に任せる部分の線引きの話です。
紙でもパソコンでも、丸めないこと
少ない人数の店なら、タイムカードを新しく買う必要はありません。手計算でも間に合います。
人数が増えてきたら、パソコンでの管理に切り替える。無料のソフトで十分だし、そこから他の作業も減らしていける。
どちらにしても大事なのは、時間を丸めないことと、記録を残しておくことの2つだけです。
まずはうちの集計が本当に1分単位になっているか、来月の締めで確認します。自動化してあるから大丈夫、というのが一番あぶない気がしてきました。